Производственная компания «Лидер» (vodalider.ru) — один из лидеров Москвы и Московской области по производству безалкогольных напитков. В ее ассортименте более 100 видов напитков. Компания продает свою продукцию через крупнейшие торговые сети, такие как МЕТРО, АШАН, КАРУСЕЛЬ, ГИПЕРГЛОБУС, РЕАЛ, СПАР, БИЛЛА, ЗЕЛЬГРОС, ПЕРЕКРЕСТОК, ЛЕНТА, АТАК, ДИКСИ и др.

Несколько лет назад нами было проведено обследование компании на предмет целесообразности автоматизации процессов, и на тот момент было принято решение о предварительном внедрении в компании системы планирования, поскольку это направление являлось узким местом в управлении. В 2015 году «Лидер» приступил к автоматизации процессов на базе ПО BizAgi BPM Suite.

Процессы управления проектами

Большое место в деятельности компании занимают различные проекты – начиная от рекламных кампаний и заканчивая установкой рекламных щитов. Множество разнообразных и разнородных проектов требует постоянного контроля. Решение, которое «Лидер» реализовал совместно с Бизнес-Консоль на базе BizAgi BPM Suite – это классический пример реализации управления проектами через процессы.

• Инициация проекта. Инициирует любые проекты, связанные с деятельностью предприятия. В рамках процесса определяются основные участника проекта, этапы и работы со сроками начала и окончания и с указанием исполнителей. Проект проходит согласование с заинтересованными лицами, утверждение у спонсора проекта и либо объявляется открытым, либо отвергается.
• Корректировка проекта. Дает возможность вносить изменения в открытые проекты. В рамках процесса могут быть переопределены участники проекта, изменены сроки исполнения самого проекта, а также его этапов и работ. Корректировка проекта проходит согласование с заинтересованными лицами, утверждение у спонсора проекта и либо принимается , либо отвергается.
• Отмена проекта. Отменяет открытые проекты с прерыванием назначенных исполнителям заданий, связанных с этим проектом.
• Выполнение работы.  Задания для выполнения работы в рамках открытого процесса автоматически инициируются за день до срока начала выполнения работы.  Сотрудник выполняет работу и прикрепляет отчет, либо указывает причину невыполнения.  О выполнении работы извещается руководитель проекта. Если работа не выполнена, то Руководитель может принять решение о корректировки проекта.
• Завершения проекта. Стартует автоматически за день до начала срока завершения проекта. Руководитель проекта принимает решение и либо пишет отчет и закрывает проект, либо отправляет проект на корректировку.
• Процесс Диспетчер. Определяет список работ для выполнения и проектов для завершения по дате начала исполнения. Автоматически стартует процессы Выполнение работы и Завершение проекта.
• Реестр проектов.  Представляет сведения по всем проектам. Возможно ограничение проектов для просмотра с учетом участия сотрудника в проектах.

Управление административными процессами

Автоматизация административных процессов, хоть и не влияет впрямую на финансовые показатели организации, но все же способна существенно снизить операционные расходы. И одними из самых востребованных для многих компаний являются процессы HR.

Кто не сталкивался в своей жизни с «бегунком», когда для того, чтобы уволиться необходимо оббежать десяток, а то и два различных служб, чтобы получить отметку об отсутствии задолженности. Мало кому удавалось сделать это за день. Но обиднее всего, что к большинству этих служб сотрудник никакого отношения никогда не имел.

У этой проблемы есть и другая сторона. Пока сотрудник бегает и собирает подписи, его работа стоит – он сам ее уже не выполняет, а нового сотрудника принять нельзя, т.к. этот еще не уволен. Поэтому процессы правления персоналом в «Лидере» были отнесены к разряду приоритетных.

Увольнение сотрудников ( по собственному желанию, по статье, по соглашению сторон).

• инициируется руководителем увольняемого или сотрудником отдела кадров в момент подачи заявления
• все процедуры, связанные с увольнением (подписание обходного листа, расчеты бухгалтерии, закрытие доступов к информационным ресурсам предприятия и так далее), инициируются автоматически в день увольнения
• обходной лист формируется автоматически, выбирая службы из справочника
• службы получают задание для определения задолженности
• после обработки обходного всеми службами сотрудник получает обходной лист со списком только тех служб,  у которых к нему есть претензии

Увольнение сотрудника – не единственный процесс HR, реализованный в компании. И их количество постоянно увеличивается одновременно с совершенствованием уже имеющихся.

Участие Бизнес-Консоль

В этом проекте специалисты Бизнес-Консоль выполнили первоначальную работу по анализу, проектированию и автоматизации бизнес-процесса. После успешного запуска процессов в эксплуатацию заказчик поставил цель самостоятельно совершенствовать бизнес-процессы в рамках системы, направив для этого своих специалистов на углубленный тренинг Бизнес-Консоль по нотации BPMN и автоматизации бизнес-процессов с помощью ПО Bizagi.

В благодарственном отзыве отмечается, что система управления бизнес-процессами позволила компании в сжатые сроки решить насущные бизнес-задачи и существенно снизить операционные расходы.